Come si fa la prima nota: dalla scelta dello strumento alla compilazione
La prima nota rappresenta uno strumento fondamentale per le diverse aziende all’interno della gestione degli incassi e dei pagamenti.
Essa comprende i compiti sia amministrativi che finanziari che si vanno a collocare nella cosiddetta tesoreria. Sono imprescindibili in quanto risultano alla base delle operazioni di previsione, controllo, riconciliazione e rivendicazione dei flussi monetari dell’impresa.
La prima nota si rivela molto utile per mantenere una buona pianificazione degli incassi dei clienti all’interno della gestione delle fatture e allo stesso tempo dei pagamenti per quanto riguarda i fornitori dei servizi, inclusi naturalmente i dipendenti.
Pertanto, è possibile effettuarla secondo molteplici modalità, le quali appaiono sempre più innovative in seguito alle opportunità messe in campo dalla Digital Revolution.
In questo articolo ci focalizziamo sul perché scegliere per la compilazione della prima nota un’opzione di ultima generazione rappresenta un fattore in grado di fare per il business assolutamente la differenza.
Prima nota e gestione dei pagamenti: alcune cose da sapere
La prima nota è un documento che, quando redatto in maniera costante, puntuale, senza errori, consente di avere sotto controllo le operazioni economiche e finanziarie che l’impresa si trova quotidianamente a effettuare.
Tiene conto dei due flussi che si trovano all’interno del cash flow o flusso di cassa: uno in entrata, ovvero gli incassi, e uno in uscita, ovvero i pagamenti. È dal loro bilanciamento che dipende la condizione finanziaria dell’azienda, il suo stato di salute persino.
Nella prima nota vengono contemplate le diverse operazioni di pagamento, per le quali è stata sì data una forte spinta a livello governativo verso le soluzioni online attraverso l’impiego di metodi differenti e tracciati, pur essendo ancora non poco utilizzati per molte realtà i contanti.
In tal senso si è soliti distinguere tra prima nota cassa, ovvero i flussi che contemplano i pagamenti in contanti e la prima nota banca, all’interno della quale trovano riscontro i movimenti economici aventi documentazione tracciata.
Entrando più nel dettaglio, i pagamenti della prima nota banca possono essere effettuati secondo tipologie differenti: bonifico, carta di credito e debito.
Un discorso a parte meritano gli assegni, sempre meno utilizzati ma verso i quali, qualora l’impresa scegliesse di adottarli/accettarli, si rivela necessario avere qualche cautela in più.
Prima nota vs libro giornale: similitudini e differenze
La prima nota viene spesso confusa con un altro documento, in ambito finanziario: il libro giornale, a differenza del quale non è obbligatoria per legge.
A livello normativo un importante aggiornamento è stato fatto in seguito all’entrata in vigore della Risoluzione del Ministero delle Finanze n.9/101 del 1979. Essa prevede che la prima nota possa essere predisposta come libro giornale avente sia validità fisica che giuridica, a patto naturalmente che il documento venga numerato e bollato prima dell’utilizzo.
Si tratta di un aggiornamento importante e che tiene conto del fatto che in entrambi i documenti si trovano contenute le diverse operazioni sia finanziarie che economiche di pertinenza dell’azienda.
Inoltre, stando all’articolo 24 del DPR n.633/1972, la prima nota risulta obbligatoria per i commercianti al minuto che si trovano esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi o con registro di questi in un luogo differente da quello dello svolgimento dell’attività.
Come fare la prima nota in maniera efficace
La diffusione della prima nota ha portato per le aziende la necessità di redarla in maniera adeguata, ovvero cercando di ridurre al minimo gli errori e le inesattezze, specialmente in seguito agli aggiornamenti normativi sopra citati.
Qualcosa che risulta possibile grazie agli aggiornamenti dell’informatica negli ultimi anni, in modo particolare attraverso la predisposizione di software ad hoc che permettono di creare la prima nota in minor tempo e secondo maggiore accuratezza.
Ciononostante sono diverse le imprese che scelgono ancora di adottare una compilazione manuale del documento oppure tramite l’impiego di strumenti telematici meno idonei, ovvero preferendo programmi quali Excel e Word.
Se da un lato questo tipo di soluzioni permettono di contenere gli investimenti iniziali, dall’altro risultano meno efficaci già a partire dal breve periodo, a fronte di maggiori errori e della necessità di tornarci sù.
Per concludere, l’adozione di software gestionali di ultima generazione appare quanto mai valida, in quanto consente una gestione integrata della prima nota con gli altri documenti finanziari a fronte dell’ottimizzazione delle risorse.
Sbagli e sviste, infatti, si trovano azzerati, dando maggiore tranquillità all’impresa, dal punto di vista finanziario e gestionale in generale.