Come organizzarsi al meglio per gestire la fatturazione elettronica

Sapersi districare nel mondo fiscale è sempre stato essenziale per chi ha aperto partita IVA, ma lo è diventato ancora di più a partire dal 1° gennaio 2019. In questa data, infatti, è stata ufficializzata l’obbligatorietà della fatturazione elettronica. Si tratta di una novità decisamente grossa e che interessa praticamente ogni impresa e libero professionista. Continuare a emettere documenti come si è fatto prima, infatti, non servirebbe a nulla, in quanto questi sono ormai considerati inutili, senza alcun tipo di valenza. È chiaro che molti si sono trovati spiazzati davanti a un tale cambiamento, vedendosi costretti a dover cambiare tutta la propria gestione contabile e a imparare nuovi metodi informatici. Per venire incontro a tutti, ma soprattutto a chi si trova in maggiori difficoltà con la fatturazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha creato sul proprio sito una sezione apposita per creare, trasmettere e archiviare i documenti in formato digitale. Vediamo insieme come usarli.

Documenti XML e Sistema di Interscambio

Partiamo dalle basi: una fattura elettronica è un documento in formato digitale XML (eXtensible Markup Language) che quindi va decodificato e “letto” tramite supporti adeguati (computer, tablet, smartphone…). Dato che queste fatture vengono emesse e poi trasmesse attraverso sistemi informatici ed elettronici, non esistono più delle versioni cartacee dei documenti. Ogni fattura elettronica deve riportare la firma elettronica del mittente (sia aziende che privata), altrimenti non viene ritenuta valida. Invece di postini fisici, ci si avvale di un sistema informatico, il Sistema di Interscambio (SdI), per controllare che il documento sia conforme e compilato in ogni parte essenziale. Dopodiché questo sistema procede a trasmettere la fattura elettronica e a inviare una notifica sia al mittente che al destinatario.

Potrebbe sembrare un sistema inutilmente macchinoso, ma in realtà è piuttosto semplice e immediato, occorrono solo i tempi tecnici di adattamento. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione di tutti molti strumenti e mezzi gratuiti per gestire questi nuovi processi (se si necessita di un sistema più personalizzato, esistono anche in vendita appositi software per creare, archiviare e spedire le fatture elettroniche).

Il Sistema di Interscambio ha un ruolo fondamentale nella nuova era fiscale, in quanto sostituisce in tutto e per tutto un corriere (o un postino). Infatti sono a carico di questo sistema i controlli sul documento per verificarne autenticità e integrità. Alcuni dati sono obbligatori e devono necessariamente essere presenti sulla fattura, come partita IVA e codice fiscale, ragione sociale, indirizzo PEC del destinatario, ecc… Una volta che ha verificato che una fattura sia idonea, il Sistema recapita la fattura al destinatario e invia una notifica con data e ora al mittente di avvenuta spedizione.

La cosa essenziale quindi è procurarsi un software che permetta di creare fatture in formato XML (l’unico consentito per legge) e poi accertarsi di essere in possesso del codice identificativo univoco. Questo codice è abbinato alla partita IVA (o al codice fiscale) e permette al Sistema di Interscambio di identificare le parti coinvolte nella fattura (mittente e destinatario). Ecco perché è importantissimo richiederlo all’Agenzia delle Entrate e poi comunicarlo a clienti e fornitori.

Le novità in ambito carburanti

Chi gestisce un veicolo aziendale o un’intera flotta è stato interessato per primo dai cambiamenti introdotti dalla fatturazione elettronica: questa infatti era già in vigore a metà 2018 in ambito di rifornimenti di carburante. Tutte gli interessati hanno detto addio alle vecchie schede carburante, e iniziato a lavorare con le fatture elettroniche. Per accedere a detrazioni fiscali, in molti si sono affidati all’aiuto offerto dalle schede carburante, che permettono un controllo totale da parte dell’Agenzia delle Entrate. In particolare la carta prepagata Soldo ha riscosso molti consensi, dato che è una delle poche ad essere davvero universale e a offrire grande copertura e molti servizi dedicati. Insomma, le novità sono davvero molte ma stando al passo si possono ottenere molti vantaggi!